זהירות בשעת משבר
1. סיכון למעילות
מצוקה כלכלית מגדילה את הסיכון לפעולות מעילה והונאה בארגון בכל תחומי הפעילות.
2. מעקב אחר תנועות בבנקים ופעולות של אנשי מפתח ואחרים
– יש לשמור את פנקסי השיקים במקום בטוח ולא לאפשר לעובדים לחתום בשמכם.
– יש לעקוב אחר פרעונות השיקים בבנקים לרבות אחר ההיסב (החלק האחורי של השיק).
– יש לעקוב אחר סבירות התנועות והפרעונות בבנקים.
– לוודא שהשיקים הם למוטב בלבד.
– יש להיות עם היד על הדופק בקשר עם הגבייה והצלבתה להזמנות / דרישות תשלום / תעודות משלוח.
– יש לבחון אנשי רכש ו”סוגרי עסקאות” אוטונומיים בחברה.
3. קשיים במימון תשלומים על פי חוק
קשיים במימון תשלומים על פי חוק יכולים לחשוף את הארגון ומנהליו גם במישור הפלילי, לכן, יש להקפיד על ציות לתשלומי מע”מ, ניכויים והעברת תשלומים לקרנות של העובדים.
4. זיהוי לקוחות חדשים ומסוכנים
לקוחות שמיצו את מסגרות האשראי מספקים קיימים נוטים להרחיב את מעגל הספקים על מנת לזכות במסגרות אשראי נוספות. על הארגון להיזהר מלקוחות אלו. לכן, חשוב לבקר את תהליכי קבלת לקוחות חדשים, קביעת מסגרות האשראי, מצב הביטחונות שניתנו ואיכותם, ואת מערכת הגביה.
5. מנהלים מתקשים לעמוד ביעדים בשנת משבר
שיטות ניהול מקובלות מתגמלות מנהלים ודרגי ביניים לפי יעדים. בשנת משבר מנהלים עלולים לבצע ייפוי של הדוחות שבתחום שליטתם, כמו למשל: ניפוח מכירות, הקטנת הפרשות, ניפוח מלאי, היוון הוצאות וייפוי הערכות מומחים פנימיים וחיצוניים.
6. הסתרת מידע מגורמים חיצוניים
כאשר חברה נקלעת לקשיים קיים סיכון כי מנהלים יסלפו מידע או יבחרו להצניע נתונים קשים על מצב החברה. פעולות אלו יכולות לחשוף את הארגון, מנהליו ומועצת המנהלים לתביעות אישיות מצד בנקים, ספקים, רשות לניירות ערך וגופים מתקצבים.
7. קיצוץ מוגזם בעלויות
בעת משבר הנטייה הטבעית היא לחסוך ולקצץ בעלויות, עם זאת יש לזכור שאין לבצע את החיסכון “בכל מחיר” כגון: הפרת הוראות חוק, תקנות, הנחיות וסדרי עבודה שוטפים (למשל: אי ביצוע הנחיות בטיחות ואיכות סביבה יקרות).
8. בקרה פנימית בתקופת המשבר
בתקופת משבר קיים לחץ לקיצוץ בכל ההוצאות וביניהם הבקרה הפנימית. על הארגון לעדכן את סקר הסיכונים תוך מתן משקל לסיכונים האופייניים לתקופת משבר. לאחר ביצוע העדכון יוכל הארגון להחליט האם יש מקום לצמצם או להגדיל את הבקרה הפנים ארגונית.
